El mantenimiento de software a medida es el servicio que mantiene vivo un programa hecho a medida después de entregarlo: corregir fallos, adaptarlo cuando cambian los sistemas con los que se conecta y añadir lo que la empresa vaya necesitando. Si quien lo construyó desaparece y tú no tienes el código, el software no se apaga. Se queda congelado, que a medio plazo es lo mismo.
Resumen: en España desaparecieron 273.451 empresas en 2023 y solo el 41,9% de las nacidas en 2018 seguía activa cinco años después (INE). Que tu proveedor de software cierre no es mala suerte: es una probabilidad normal para la que se firma un contrato. Aquí está qué se congela cuando pasa y las cinco cosas que tienen que estar hoy en tu poder.
¿Qué incluye exactamente el mantenimiento de un software a medida?
El mantenimiento de software a medida no es "arreglar averías". Es el trabajo continuo que hace que un programa siga sirviendo cuando cambia todo lo que hay a su alrededor: la ley, el banco, el ERP, el navegador y la propia empresa.
Se agrupa en cuatro tipos, y conviene saber cuáles estás comprando, porque muchos contratos solo incluyen el primero.
| Tipo de mantenimiento | Qué resuelve | Ejemplo en una pyme |
|---|---|---|
| Correctivo | Fallos del programa que aparecen con el uso real | Una factura con recargo de equivalencia sale mal calculada |
| Adaptativo | Cambios del entorno que rompen algo que funcionaba | Tu banco cambia el formato del fichero de remesas y deja de importar |
| Evolutivo | Funciones nuevas que la empresa necesita según crece | Abres una segunda delegación y hay que separar los datos por oficina |
| Preventivo | Actualizaciones que evitan la avería antes de que llegue | Subir de versión la base de datos antes de que pierda el soporte de seguridad |
La trampa habitual es contratar solo el correctivo y descubrir a los ocho meses que el adaptativo se factura aparte, a precio de urgencia. Un software conectado a un ERP, a un banco o a la Agencia Tributaria necesita adaptativo sí o sí: quien cambia las reglas es un tercero y no avisa.
¿Qué pasa de verdad si la empresa que hizo tu software desaparece?
No pasa nada. Ese es el problema. El software sigue funcionando igual el lunes siguiente, y por eso casi nadie reacciona a tiempo.
Lo que se rompe no es el sistema, es la capacidad de cambiarlo. Y se rompe en este orden:
- Semana uno. Todo funciona. Nadie se preocupa.
- Mes dos o tres. Aparece el primer fallo pequeño que nadie puede tocar. Se trabaja alrededor de él, a mano.
- Mes cuatro o seis. Un tercero cambia algo: el banco actualiza el formato del fichero, Hacienda cambia un modelo, el ERP se actualiza. La integración deja de funcionar y ahí ya no hay forma de trabajar alrededor.
- Mes seis a doce. Vence el certificado, caduca la tarjeta con la que se pagaba el servidor o el proveedor de correo corta el envío. El sistema se cae por una razón administrativa, no técnica.
- Después. Alguien propone rehacerlo. Sale más caro que el original, porque además hay que migrar los datos.
El riesgo no es exótico. Según la Demografía Armonizada de Empresas del INE correspondiente a 2023, en España desaparecieron 273.451 empresas ese año sobre un total de 3.503.285 activas, con una tasa de mortalidad empresarial del 7,8%. De las empresas nacidas en 2018, solo el 41,9% seguía activa cinco años después.
Si tu proveedor es una empresa pequeña o un autónomo, la probabilidad de que no esté dentro de cinco años no es marginal. Y ninguna de las causas habituales tiene que ver con que trabajen mal: se jubilan, cambian de sector, aceptan un puesto fijo o cierran una sociedad que ya no compensa.
A eso se suma que casi nadie tiene dentro quien coja el relevo. Solo el 16,8% de las empresas españolas de 10 o más asalariados tiene especialistas TIC en plantilla, según la Encuesta sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas del INE, con datos del primer trimestre de 2025 publicados el 22 de octubre de 2025.
¿De quién es el código fuente de tu software?
De quien diga el contrato por escrito. Si el contrato no dice nada, lo más probable es que no sea tuyo, aunque lo hayas pagado entero.
Esta es la parte que sorprende a casi todo el mundo. En España, encargar y pagar un desarrollo no transfiere por sí solo los derechos de explotación sobre el programa. El Real Decreto Legislativo 1/1996, texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, es explícito en dos puntos:
- El artículo 45 exige que toda cesión de derechos se formalice por escrito.
- El artículo 43 limita la cesión a las modalidades de explotación expresamente previstas en el contrato. Si no se menciona la duración, queda limitada a cinco años. Si no se mencionan las modalidades, queda limitada a lo indispensable para cumplir la finalidad del contrato.
Hay una excepción que despista: el artículo 97.4 dice que, cuando un trabajador asalariado crea un programa en el ejercicio de sus funciones, los derechos de explotación corresponden al empresario salvo pacto en contrario. Pero eso vale para tu empleado. Un proveedor externo no es tu trabajador asalariado, así que ese artículo no te cubre.
Traducido: "el software es nuestro, lo hemos pagado" no se sostiene solo. La cesión tiene que estar escrita, con las modalidades y el plazo concretos. Es una cláusula, no una conversación.
En Rubitec el código y la propiedad intelectual quedan siempre en manos del cliente, por escrito. Es tu activo, no el nuestro, y es exactamente la cláusula que te deja irte cuando quieras.
¿Puedes tocar tu propio software sin el que lo hizo?
Legalmente sí, dentro de unos límites. Técnicamente, solo si tienes el código fuente.
El artículo 100.1 de la Ley de Propiedad Intelectual establece que no necesitas autorización del titular para reproducir o transformar el programa, incluida la corrección de errores, cuando esos actos sean necesarios para su utilización por parte del usuario legítimo conforme a su finalidad. Con una salvedad: la propia ley permite que un contrato diga lo contrario, así que si firmaste una cláusula que lo prohíbe, manda la cláusula. El artículo 100.2 añade algo que sí es irrenunciable por contrato: la copia de seguridad no puede impedirse cuando es necesaria para usar el programa.
Ahora la parte incómoda. Ese derecho es inútil sin el código fuente. Puedes tener toda la razón legal del mundo y ningún programador podrá ayudarte si lo único que posees es el programa girando en un servidor al que no tienes acceso. El derecho a reparar y la capacidad de reparar son cosas distintas, y el contrato solo te da la primera.
¿Qué tienes que tener hoy para que la desaparición de tu proveedor no te hunda?
Cinco cosas. Si las tienes, cambiar de proveedor es un proyecto de dos o tres semanas. Si te falta alguna, es un proyecto de meses o una reescritura entera.
- El repositorio de código con su historial completo. No un archivo comprimido enviado por correo hace dos años, sino el repositorio de verdad, con todos los cambios y a nombre de una cuenta de tu empresa. El historial vale casi tanto como el código: explica por qué está hecho como está.
- Las credenciales y la titularidad de todo lo que se paga. Dominio, servidor, base de datos, correo, pasarela de pago, herramientas externas. Todo a nombre de tu empresa y con una tarjeta de la empresa. Este es el punto que más sistemas tumba, y no tiene nada que ver con el código: se cae porque venció una tarjeta que no era tuya.
- El manual de despliegue. Un documento que explique cómo se levanta el sistema desde cero: qué versiones necesita, qué configuración, en qué orden. Si nadie puede volver a ponerlo en marcha en un servidor nuevo, no tienes un sistema: tienes una foto de un sistema.
- La cesión de derechos por escrito. La cláusula que dice que el código, los diseños y los datos son tuyos, con modalidades y plazo especificados, como exigen los artículos 43 y 45 de la Ley de Propiedad Intelectual.
- Una copia de tus datos que puedas restaurar. No un botón de "exportar" que nadie ha probado nunca, sino una copia que alguien haya restaurado de verdad al menos una vez. Una copia sin prueba de restauración es una suposición.
Si tu proveedor te aloja el software y solo te da acceso mientras le pagas, no estás comprando: estás alquilando. Es un modelo legítimo y hay proveedores serios que trabajan así, pero tiene que ser una decisión consciente y con precio de alquiler, no una sorpresa el día que quieres cambiar.
Existe una figura intermedia, el contrato de escrow o depósito de código fuente: el proveedor deposita el código y la documentación en un tercero de confianza, que te los entrega si se cumple alguna de las condiciones pactadas (concurso de acreedores, disolución, incumplimiento del mantenimiento). Para una pyme suele salir más simple y más barato pactar directamente la cesión y quedarte el repositorio.
¿Cuota fija, bolsa de horas o llamar solo cuando se rompe?
Los tres modelos son legítimos. Lo que cambia es quién asume el riesgo de que un mes venga torcido.
| Modelo | Qué pagas | Cuándo funciona | El riesgo |
|---|---|---|---|
| Cuota fija mensual | Importe cerrado que cubre correctivo, adaptativo y soporte | El sistema es crítico y depende de terceros (banco, ERP, Administración) | Pagas meses tranquilos en los que no pasa nada |
| Bolsa de horas | Un paquete de horas que se consume | Uso ligero y predecible, sin integraciones externas | Las horas se agotan justo cuando hay un problema gordo, y la ampliación se negocia con prisa |
| Por incidencia | Solo cuando algo falla | Herramientas internas sencillas y sin urgencia | Nadie garantiza disponibilidad. La respuesta llega cuando el proveedor tenga hueco |
Con cuota fija, un mes malo lo absorbe el proveedor. Con bolsa de horas o por incidencia lo absorbes tú, y normalmente en el peor momento. En Rubitec el mantenimiento va con cuota fija desde el primer día, junto al precio cerrado y la fecha cerrada del desarrollo: no es un extra que se negocia al final.
Hay una pregunta que separa a los proveedores serios del resto y se hace antes de firmar: "si dejo de pagarte el mantenimiento, ¿sigo teniendo mi software funcionando y el código en mi poder?". Si la respuesta es no, lo que compras es una suscripción. Compárala entonces con un SaaS de suscripción, que probablemente salga más barato y con más gente detrás.
¿Cuándo no merece la pena pagar un mantenimiento?
No siempre hace falta, y decir lo contrario sería vender humo.
Cuando el software no está conectado a nada. Una herramienta interna que no habla con el banco, ni con Hacienda, ni con el ERP puede pasar años sin tocarse. Si está en tu servidor y tienes el código, basta con saber a quién llamar.
Cuando el proceso está a punto de cambiar. Si cambias de ERP el año que viene, pagar evolutivo sobre algo que vas a jubilar es tirar dinero. Mantén el correctivo mínimo y espera.
Cuando el sistema es prescindible durante semanas. Si se cae un martes y la empresa puede seguir facturando y atendiendo clientes hasta que alguien lo mire, no necesitas un acuerdo de disponibilidad. Necesitas un teléfono.
Lo que no compensa nunca es quedarte sin el código ni los accesos, sea cual sea el modelo de mantenimiento. Eso no es una decisión de coste, es una decisión de riesgo, y ahí el ahorro es aparente.
Preguntas frecuentes
¿Qué hago si mi proveedor ya ha desaparecido y no tengo el código?
Asegura primero lo que sí controlas: pasa la titularidad del dominio y del servidor a tu empresa y comprueba con qué tarjeta se pagan. Después haz una copia completa de la base de datos. Con eso en la mano, un equipo externo puede valorar si el sistema se rescata o hay que rehacerlo por partes.
¿Otro programador puede continuar el trabajo de otro?
Sí, siempre que tenga el código fuente y el manual de despliegue. Lo normal es que empiece con una revisión de dos o tres semanas para entender qué hay antes de tocar nada. Sin el código no hay continuidad posible, solo reescritura, que cuesta más que el desarrollo original porque además hay que migrar los datos.
¿Puedo obligar a mi proveedor a entregarme el código fuente?
Depende de lo que firmaste. La Ley de Propiedad Intelectual exige que la cesión de derechos sea por escrito (artículo 45), así que si el contrato no la recoge, no hay obligación automática de entrega. Por eso la cláusula se pacta antes de empezar, no cuando la relación ya se ha roto.
¿Cuánto cuesta el mantenimiento de un software a medida al año?
Depende del tamaño del sistema y, sobre todo, de cuántos terceros externos toque. Circulan rangos en porcentaje del desarrollo, pero ninguno publica metodología, así que no son fiables. Lo útil es pedir cuota fija cerrada por escrito, con el detalle de lo que incluye, y compararla entre proveedores.
¿El mantenimiento incluye funciones nuevas?
Solo si el contrato lo dice. Correctivo y adaptativo suelen ir dentro. El evolutivo, que son funciones nuevas, se pacta aparte o con un número de horas incluidas al mes. Conviene dejarlo escrito: es la discusión que aparece en el mes cuatro de casi todos los proyectos.
¿Y si contrato a alguien interno en vez de un proveedor externo?
Es válido si el software es central para tu negocio y puedes sostener el puesto. Solo el 16,8% de las empresas españolas de 10 o más asalariados tiene especialistas TIC en plantilla (INE, 2025). Y una persona sola también se va de vacaciones y cambia de trabajo, así que el problema de continuidad no desaparece: cambia de forma.
Conclusión
El software a medida no muere cuando su proveedor desaparece. Se congela, y luego se rompe por los bordes cuando un tercero cambia las reglas. Con 273.451 empresas desaparecidas en España solo en 2023 (INE), planificar esa continuidad no es desconfianza: es tener un segundo juego de llaves del local. Y se reduce a cinco cosas que puedes reunir hoy: el repositorio, los accesos, el manual de despliegue, la cesión por escrito y una copia de los datos que alguien haya restaurado alguna vez.
Rubitec es una empresa de IA y desarrollo de software a medida con sede en Barcelona. Trabajamos con precio cerrado, fecha cerrada y mantenimiento a cuota fija desde el primer día, y el código y la propiedad intelectual quedan siempre en manos del cliente. Si quieres saber qué te falta hoy para no depender de nadie, la auditoría gratuita son 45 minutos y un informe con lo que tienes y lo que no.
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Fuentes
- INE, Demografía Armonizada de Empresas, año 2023: https://www.ine.es/dyngs/Prensa/DAE2023.htm
- INE, Encuesta sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas, año 2024 y primer trimestre de 2025, datos definitivos publicados el 22 de octubre de 2025: https://www.ine.es/dyngs/Prensa/ETICCE20241T2025.htm
- Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, artículos 43, 45, 97 y 100: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1996-8930
